Замовлення від торгових агентів без блокнота і Viber

Блог aiprice · для дистриб'юторів і оптовиків, у яких працюють торгові агенти

Торговий агент за день об'їжджає десяток точок. У кожній — розмова з власником, погляд на полицю, замовлення. Записує він його як вийде: у блокнот, у нотатки телефона, голосовим у Viber. Увечері або наступного ранку хтось в офісі переносить усе це в програму обліку. Саме тут губляться позиції, плутаються артикули й з'являється класичне «я ж казав дві коробки, а не дві штуки».

Розбираємо, чому так стається, які є способи це виправити — з чесними плюсами й мінусами кожного — і що має вміти система для торгових агентів, щоб нею справді користувалися, а не відкладали до «колись».

Де саме губляться замовлення

• Блокнот і месенджер. Агент пише скорочено, як зрозуміло йому: «шлейка черв. М — 3». Менеджер в офісі розшифровує. Якщо в асортименті три червоні шлейки розміру M — починаються дзвінки.
• Подвійне введення. Одне замовлення набирають двічі: агент — у точці, оператор — в обліку. Кожне перенабирання — шанс помилитися в кількості чи ціні і година, за яку замовлення вже могло б поїхати.
• Прайс файлом. Агент возить на телефоні таблицю, яку йому надіслали місяць тому. Ціни змінились, частини товару вже немає, а замовлення приймається за старим файлом.
• Знижки в голові менеджера. Одній точці 5 %, іншій 10 % на певну групу, третій — «як домовлялись». Агент цього не пам'ятає, тож або дзвонить в офіс, або називає ціну навмання.
• Нуль видимості. Керівник не бачить, хто що замовив, які точки давно мовчать і що клієнти шукали, але не знайшли.

Окремо жодна з цих проблем не смертельна. Разом вони дають картину, знайому багатьом оптовим компаніям: день агента минає в дорозі, вечір менеджера — в переписуванні, а помилки спливають уже під час відвантаження.

Спосіб 1. Excel і Viber, але впорядковано

Найпростіший крок — зробити єдиний бланк замовлення в Excel чи Google Таблицях: артикули, ціни, колонка «кількість». Агент заповнює бланк на кожну точку й надсилає в окремий робочий чат.

Плюси: нічого не треба купувати, агенти вже вміють так працювати, запустити можна за вечір.

Мінуси: таблиця на телефоні незручна — дрібні клітинки, прокрутка вбік, немає фото. Бланк однаково застаріває: після кожної зміни цін його треба розсилати заново й стежити, щоб усі відкрили нову версію. Персональні знижки в такій таблиці або видно всім, або їх немає зовсім. А переносити в облік усе одно доводиться руками, хоч і з меншою кількістю помилок.

Коли підходить: один-два агенти, невеликий асортимент, ціни змінюються рідко.

Спосіб 2. CRM із мобільним додатком для агентів

Існують готові системи автоматизації торгових представників: додаток на телефоні агента, маршрути, контроль візитів за геолокацією, фотозвіти з полиць, обмін із програмою обліку.

Плюси: широкі можливості, контроль роботи в полях, звіти для керівника. Для великої команди агентів — зрілий варіант.

Мінуси: впровадження — окремий проєкт: налаштувати обмін з обліком і довідники, навчити агентів. Додаток треба встановити на кожен телефон, і агенти мають користуватися ним щодня — інакше тихо повертаються до блокнота. Оплата зазвичай за кожного користувача. І ще одне: такі системи здебільшого зроблені для агента, а не для самого клієнта. Точка, яка хоче дозамовити між візитами, однаково телефонує.

Коли підходить: десятки агентів, потрібен контроль маршрутів і викладки, є людина, яка поведе впровадження.

Спосіб 3. Власний B2B-портал на замовлення

Можна замовити розробку порталу під себе: кабінет клієнта, персональні ціни, історія замовлень, кабінети агентів — усе так, як хочете ви.

Плюси: максимальна гнучкість, власний дизайн, будь-які інтеграції.

Мінуси: це тижні, а часто й місяці розробки, окремий бюджет і технічне завдання, яке хтось має написати. Після запуску портал треба підтримувати: хостинг, оновлення, виправлення помилок. Поки його роблять, агенти так і пишуть у блокнот. А буває, що партнери готовий портал просто не відкривають — реєстрація й пароль для них зайвий бар'єр.

Коли підходить: великий дистриб'ютор зі специфічними процесами та власним IT-відділом або готовністю довго вкладатися в розробку.

Спосіб 4. Каталог із вашого прайсу + кабінети агентів

Проміжний шлях. Береться ваш звичайний Excel-прайс, і з нього робиться онлайн-каталог із фото, пошуком і кошиком. Кожен партнер отримує посилання зі своїм кодом і бачить свої ціни. У агента — кабінет: його точки, маршрут на день, замовлення від імені точки з телефона. Замовлення приходить вам на пошту готовою таблицею Excel.

Плюси: нічого не треба встановлювати — усе працює в браузері телефона. Ваша програма обліку лишається тією самою. Прайс оновлюється завантаженням нового файла. Точка може замовити й сама, без агента, між візитами. Запуск займає дні, а не місяці.

Мінуси: це не повноцінна CRM: немає контролю візитів за геолокацією, фотозвітів із полиць, складної логістики. Каталог спирається на ваш прайс — якщо в ньому хаос, його спершу доведеться розібрати (цим займаємося ми, але перший день іде саме на це). Якщо вам потрібна глибока автоматизація роботи в полях — дивіться в бік другого способу.

Коли підходить: дистриб'ютори та оптовики з кількома агентами, яким треба швидко прибрати переписування замовлень і дати партнерам персональні ціни.

Чекліст: що має вміти система для торгових агентів

Хоч би що ви обрали, звірте систему з цим списком. Кожен пункт закриває одну з проблем, описаних вище.

1. Точки агента. У кожного агента — свій список клієнтів з адресами й контактами. Нова точка додається за хвилину, без дзвінка в офіс.
2. Маршрут на день. Агент відкриває телефон і бачить, куди їде сьогодні, а не тримає це в голові.
3. Замовлення від імені точки. Агент збирає кошик просто в магазині, і замовлення записується на клієнта, а не на агента. Видно, хто що купує, і не треба з'ясовувати, «чиє це».
4. Персональні ціни. Кожен партнер бачить свою знижку, а чужих умов не бачить ніхто.
5. Замовлення в Excel на пошту. Готова таблиця «товар · кількість · ціна · сума», яку можна завантажити в програму обліку без переписування.
6. Оновлення прайсу файлом. Змінили ціни — завантажили новий прайс, і в агентів та партнерів одразу актуальні ціни. Без розсилок «ось новий файл, старий не дивіться».
7. Статистика. Хто відкривав каталог, що клав у кошик, що шукав і не знайшов. Останнє особливо корисне: це готова підказка, чого бракує в асортименті.

Наш досвід: що змінилося, коли замовлення пішли через каталог

Ми самі продаємо оптом: кілька власних напрямків, партнери — магазини й інтернет-магазини. Каталоги спершу зробили для себе, щоб прибрати дзвінки й переписування замовлень.

За неповні три місяці через наші власні каталоги прийшло 85 замовлень на 485 тис. ₴. Середнє замовлення — 5 706 ₴. 19 з 44 партнерів замовили повторно. Рахуємо за журналом замовлень з 29.06 по 22.09.2026, без тестових і повторно надісланих.

Що змінилося в роботі: замовлення приходить готовою таблицею, а не голосовим повідомленням, тож його не треба розшифровувати. Партнер бачить «замовлення прийнято» і не надсилає те саме вдруге — раніше такі дублі траплялися. А ціни в каталозі завжди ті, що в останньому прайсі, бо іншого файла в обігу просто немає.

Як перейти за тиждень

1. Дні 1–2. Зберіть вихідні дані. Прайс, яким користуєтеся зараз, — як є, без причісування. Список агентів і їхніх точок. Умови знижок: кому, скільки, на які групи товарів.
2. Дні 3–4. Налаштування. Каталог, персональні ціни, кабінети агентів, пошта для замовлень. Перегляньте результат двічі: очима партнера і очима агента.
3. День 5. Покажіть агентам. Коротка зустріч або відео на кілька хвилин: як відкрити точку, зібрати кошик, надіслати замовлення. Перші замовлення кожного агента звірте разом з ним.
4. Дні 6–7. Розішліть партнерам. Посилання з персональним кодом — у Viber, Telegram, на пошту. Попередьте, що прайс файлом більше не оновлюватиметься: актуальні ціни — лише в каталозі.

Часті питання

Чи потрібно агентам встановлювати додаток?

Ні. Кабінет агента відкривається в браузері телефона за посиланням. Встановлювати й оновлювати нічого не треба.

Чи доведеться міняти програму обліку?

Ні. Прайс — ваш звичайний Excel-файл, а замовлення приходять на пошту таблицею Excel, яку легко завантажити у вашу програму обліку.

Як зробити, щоб партнер бачив свої ціни, а чужі — ні?

Кожен партнер отримує посилання зі своїм кодом, і за ним каталог показує його знижку. Загальний каталог показує базові ціни, а умови інших партнерів не видно.

Чи може точка замовити сама, без агента?

Так. Партнер відкриває каталог за своїм посиланням і збирає кошик між візитами агента. Замовлення приходить вам так само — таблицею на пошту.

Скільки це коштує і чи можна спробувати?

Ціна залежить від кількості позицій і торгових агентів, тому спершу ми розбираємо ваш прайс і називаємо точну суму. Перший місяць безкоштовний: не бачите замовлень — просто відмовляєтесь, і ми вимикаємо каталог.

Читайте також: Коли страшно замінити Excel-прайс, бо всі звикли · Чому прайс у Viber гальмує оптові продажі · Каталог для оптовиків: 7 речей, без яких він не працює