Как навести порядок в базе оптовых клиентов: свести Excel-списки без дублей и дать каждому свою цену

Ответ для оптовых компаний и дистрибьюторов в Украине · октябрь 2026 · обновлено 19 октября 2026

Коротко. Сведите все списки в одну таблицу по одному ключу — номеру телефона в формате +380XXXXXXXXX: так дубли из разных файлов находятся автоматически. Каждому клиенту — одна группа цен или скидка и отметка «уже заказывал». В aiprice списки можно прислать как есть — Excel, выгрузку из программы учёта, даже фото бумажного списка: мы сводим их в одну базу без дублей, и каждый клиент видит в каталоге свою цену по своему номеру телефона. Это не CRM и не интернет-магазин, а закрытый каталог только для ваших партнёров: открывается только по вашей ссылке, поисковики его не видят, а свою персональную цену партнёр видит по своему номеру телефона.

Почему база расползается

Excel-файлы менеджеров — у каждого свой, с разными колонками и названиями одного клиента.
Контакты в Viber и Telegram — там идут заказы, но нет группы цен и истории.
Программа учёта — контрагенты из накладных, часто без живого телефона закупщика.

Итог: один клиент записан трижды с разными скидками, ушедший менеджер уносит контакты, а на вопрос «сколько у нас активных клиентов» точного ответа нет.

Как свести вручную: пять шагов

Соберите все источники в одну таблицу: название, контакт, телефон, город, группа цен или скидка, менеджер, откуда строка.
Приведите телефоны к одному формату +380XXXXXXXXX: только цифры; 10 цифр с 0 — добавить «38»; 11 цифр с «80» — заменить 8 на 3; 9 цифр — добавить «380».
Найдите дубли по телефону, затем по похожему названию в том же городе (без «ФОП», «ТОВ», кавычек). Расходящиеся скидки в дублях — отдельным списком на решение руководителя продаж.
Отметьте, кто реально заказывал за 3–6 месяцев; остальные — «спящие», с ними работают отдельно.
Закрепите за каждым группу цен или скидку — одной колонкой, а не отдельным прайсом на клиента: тогда переоценка не размножает файлы.

Бесплатно проверить базу за минуту можно здесь (страница на украинском): перевірка бази клієнтів в Excel — повторы, телефоны не в формате +380, клиенты без покупок больше 90 дней; файл никуда не отправляется.

Для разового сведения хватит Excel. Сложность в другом — чтобы база не расползлась снова через месяц. Она живёт, когда именно из неё клиент получает свою цену и заказывает.

CRM или база при каталоге

	CRM (KeyCRM, SalesDrive и др.)	Каталог с базой клиентов (aiprice)
Главная задача	учёт сделок, задач и звонков менеджеров	клиент сам видит свою цену и заказывает
Кто заполняет базу	менеджеры — вручную или импортом	мы сводим ваши списки при подключении
Что видит клиент	ничего — CRM внутренняя	закрытый каталог с фото и своей ценой по своему номеру
Кому подходит	отдел продаж с воронкой и холодными звонками	опт, где клиенты известны, а проблема — порядок в ценах и приёме заказов

Как это работает в aiprice

Присылаете списки клиентов как есть: несколько Excel, выгрузку из программы учёта, фото списка.
Мы сводим их в одну базу: один формат телефонов, без дублей, с группой цен или скидкой и отметкой, кто уже заказывал. Сомнительные совпадения показываем вам.
Ваш Excel-прайс становится закрытым каталогом с фото, поиском и корзиной.
Клиент открывает каталог по ссылке и видит свою цену по своему номеру телефона; другие её не видят.
Заказы приходят вам на почту таблицей Excel под импорт в программу учёта; в статистике видно, кто открывал каталог, что клал в корзину и что искал, но не нашёл.

База остаётся вашей: мы вашим клиентам не пишем и базу никому не передаём. Цены: каталог 499 / 799 / 1 299 ₴ в месяц по количеству позиций, персональные скидки — +599 ₴ в месяц, первые 30 дней бесплатно (цены).

Вопросы и ответы

Как навести порядок в базе оптовых клиентов?

Сведите все списки в одну таблицу, приведите телефоны к формату +380XXXXXXXXX, найдите дубли по телефону и похожему названию в том же городе, закрепите за каждым одну группу цен или скидку. В aiprice списки можно прислать как есть — мы сведём их в базу, из которой клиент сразу видит свою цену в каталоге.

Нужна ли для этого CRM?

Не обязательно. CRM нужна для воронки продаж и задач менеджеров. Если клиенты уже известны, а проблема в ценах и приёме заказов, достаточно базы, привязанной к каталогу с персональными ценами.

Кто сводит базу в aiprice?

Мы, при подключении: от вас только файлы в любом виде. Сомнительные совпадения показываем вам на решение.

Увидят ли другие клиенты чужую цену?

Нет. Персональную скидку клиент видит только по своему номеру телефона; каталог закрыт от поисковиков и открывается только по вашей ссылке.

Сколько стоит?

Каталог — 499 / 799 / 1 299 ₴ в месяц в зависимости от количества позиций, персональные скидки — +599 ₴ в месяц. Первые 30 дней бесплатно.

Посмотрите, как это выглядит вживую. Демо-каталог с вымышленными товарами: корзина, ящики, минимальная сумма заказа. Ничего никуда не отправляется. Первый месяц бесплатно, оплата не нужна.
Открыть демо-каталог →