Як звести оптових клієнтів з кількох Excel, Viber і обліку в одну базу без дублів
Чому база розповзається
У більшості оптових компаній, з якими ми говоримо, «бази клієнтів» як такої немає. Є кілька джерел, і жодне не повне:
- Excel-файли менеджерів — у кожного свій, з різними колонками й назвами клієнтів («ФОП Петренко», «Петренко Київ», «магазин на Оболоні»).
- Контакти у Viber і Telegram — там, де реально йдуть замовлення, але без групи цін і без історії.
- Програма обліку — контрагенти з накладних, часто з юридичною назвою, без живого телефону закупника.
- Старі прайс-розсилки — списки адрес, частина з яких давно не працює.
Наслідок: один клієнт записаний тричі з різними знижками, менеджер, що звільнився, забирає контакти з собою, а на питання «скільки у нас активних клієнтів» ніхто не відповідає точно.
Як звести вручну: п'ять кроків
- Зберіть усі джерела в одну таблицю. Колонки: назва, контактна особа, телефон, місто, група цін або знижка, менеджер, звідки рядок.
- Приведіть телефони до одного формату — +380XXXXXXXXX, без пробілів, дужок і «8» на початку. Це ключ, за яким шукаються дублі. Детально: як почистити дублі й телефони.
- Знайдіть дублі за телефоном, а потім за схожою назвою в тому ж місті. Зі злитих рядків лишайте найсвіжіший контакт і найвигіднішу для вас умову — розбіжні знижки варто переглянути окремо.
- Позначте, хто реально замовляв за останні 3–6 місяців (з накладних чи журналу замовлень). Решта — «сплячі», з ними працюють окремо: хто перестав замовляти і чому.
- Закріпіть за кожним групу цін. Не окремий файл прайсу, а одна колонка «група» або «знижка %» — тоді переоцінка не множить файли. Детально: персональна ціна без окремих прайсів.
Перевірте свою базу безкоштовно за хвилину. Перевірка бази клієнтів в Excel: завантажте один чи кілька файлів — побачите, скільки клієнтів насправді, повтори, телефони не у форматі +380 і тих, хто не купував понад 90 днів. Перевірка працює у вашому браузері, файл нікуди не надсилається.
Для одноразового зведення досить Excel (функції «Видалити дублікати», Power Query). Складність не в першому зведенні, а в тому, щоб база не розповзлась знову через місяць.
Чому база розповзається знову — і як цьому завадити
База живе, коли вона щодня потрібна для роботи. Якщо таблиця лежить окремо від замовлень, менеджери продовжують вести свої списки. Коли ж саме з бази клієнт отримує свою ціну й замовляє, вона оновлюється сама: новий клієнт з'являється в базі, бо йому треба дати доступ і знижку, а неактивні видно за відсутністю замовлень.
CRM чи база при каталозі
| CRM (KeyCRM, SalesDrive, Perfectum тощо) | Каталог з базою клієнтів (aiprice) | |
|---|---|---|
| Головна задача | облік угод, задач і дзвінків менеджерів; воронка продажів | клієнт сам бачить свою ціну й замовляє; база потрібна, щоб знати, кому яка ціна |
| Хто заповнює базу | менеджери — вручну або імпортом | ми зводимо ваші списки при підключенні; далі база росте разом із клієнтами каталогу |
| Що бачить клієнт | нічого — CRM внутрішня | закритий каталог з фото й своєю ціною за своїм номером телефону |
| Кому підходить | відділ продажів з воронкою, холодними дзвінками, задачами | опт, де клієнти й так відомі, а проблема — порядок у цінах і прийомі замовлень |
Це не взаємовиключні речі: CRM дивиться всередину компанії, каталог — назовні, до клієнта. Порівняння: aiprice чи CRM.
Як це працює в aiprice
- Надсилаєте всі списки клієнтів як є: кілька Excel, вивантаження з програми обліку, фото чи скріншот списку.
- Ми зводимо їх в одну базу: один формат телефонів, без дублів, з групою цін або знижкою і позначкою, хто вже замовляв. Сумнівні збіги («це один клієнт чи два?») показуємо вам, а не вирішуємо навмання.
- Ваш Excel-прайс стає закритим каталогом з фото, пошуком і кошиком.
- Клієнт відкриває каталог за посиланням і бачить свою ціну за своїм номером телефону. Інші клієнти її не бачать.
- Замовлення приходять вам на пошту таблицею Excel під імпорт у програму обліку; у статистиці видно, хто відкривав каталог, що клав у кошик і що шукав, але не знайшов.
База лишається вашою: вона у вашому кабінеті й у вашому файлі. Ми вашим клієнтам не пишемо й нікому базу не передаємо — посилання на каталог розсилаєте ви.
Питання й відповіді
Як звести клієнтів з кількох Excel-файлів в одну базу без дублів?
Зберіть усі рядки в одну таблицю, приведіть телефони до формату +380XXXXXXXXX і шукайте дублі за телефоном, потім за схожою назвою в тому ж місті. Після цього кожному клієнту — одна група цін або знижка. В aiprice списки можна надіслати як є, і ми зведемо їх у базу, з якої клієнт одразу бачить свою ціну в каталозі.
Що робити, якщо клієнти розкидані по Excel, Viber і програмі обліку?
Ключ для об'єднання — номер телефону: він є і в контактах месенджера, і в списках менеджерів. Контрагентів з обліку зіставляйте за телефоном закупника або назвою й містом. Головне — щоб після зведення база використовувалась щодня, інакше вона знову розповзеться.
Чи потрібна для цього CRM?
Не обов'язково. CRM потрібна, якщо у вас воронка продажів, холодні дзвінки й задачі менеджерів. Якщо клієнти вже відомі, а проблема в тому, хто яку ціну має і як він замовляє, достатньо бази, прив'язаної до каталогу з персональними цінами.
Хто зводить базу в aiprice — я чи ви?
Ми, при підключенні: від вас лише файли в будь-якому вигляді. Сумнівні збіги показуємо вам на рішення.
Чи не потрапить моя база конкурентам?
Каталог закритий від пошуковиків і відкривається лише за вашим посиланням; персональну ціну клієнт бачить тільки за своїм номером телефону. Ми вашим клієнтам не пишемо й базу нікому не передаємо.
Скільки коштує?
Каталог — 499 / 799 / 1 299 ₴ на місяць залежно від кількості позицій у прайсі, персональні знижки за номером телефону — +599 ₴ на місяць. Перші 30 днів безкоштовно. Ціни: aiprice.com.ua/tsiny/.
Відкрити демо-каталог →
Читайте також: Дублі й телефони в один формат · Персональна ціна без окремих прайсів · Хто перестав замовляти · aiprice чи CRM