Як ввічливо нагадати клієнту про оплату: 4 шаблони за стадіями боргу

Для оптових компаній, які відвантажують магазинам і дилерам з відтермінуванням · оновлено 14 жовтня 2026

Коротко. Тон нагадування залежить від того, скільки днів борг прострочено і наскільки він великий. Пишіть завжди весь борг і окремо — скільки з нього прострочено, називайте номери накладних, просіть платіжку або дату оплати. Перше нагадування — на перший день прострочки, далі раз на тиждень; після трьох нагадувань без оплати — дзвінок.

Чотири правила, без яких шаблон не спрацює

Весь борг — і окремо прострочене. «За вами 25 600 грн, з них 4 200 прострочено, решта — строк до 24.10». Якщо написати лише «25 600 грн прострочено», клієнт образиться й буде правий. Якщо лише прострочене — він не побачить картину цілком.
Номер і дата накладної. Бухгалтер магазину шукає оплату по документу, а не по вашій назві.
Одна проста дія. «Скиньте платіжку», «напишіть дату оплати», «можна частинами». Не «просимо терміново погасити заборгованість».
Без погроз на старті. Пені, суд і «останнє попередження» — лише коли вони є в договорі й ви справді готові до них. Інакше це просто зіпсовані стосунки.

Шаблон 1. Дрібний «хвіст» (до 600 гривень)

Весь борг невеликийДоброго дня! Це «Ваша компанія». За вами лишився невеликий хвіст — 480 грн за отриманий товар. Строк оплати минув 26.09. Накладна №1266 від 12.09. Дрібниця, але висить у нас в обліку. Закриємо? Якщо вже оплатили — скиньте, будь ласка, платіжку. Дякую!Коротко для SMS: «Доброго дня! Ваша компанія: за вами лишилось 480 грн. Дрібниця, але висить в обліку — закриємо? Дякуємо!»

Дрібні борги найчастіше просто забуті. Нагадуйте їх рідше — раз на два тижні: через 480 гривень щотижня писати незручно обом.

Шаблон 2. До 7 днів прострочки

Сухо й по ділуДоброго дня! Це «Ваша компанія». Нагадую про оплату 8 450 грн за отриманий товар. Строк оплати минув 03.10. Накладна №1182 від 19.09. Якщо вже оплатили — скиньте, будь ласка, платіжку. Дякую!Коротко для SMS: «Доброго дня! Ваша компанія: нагадуємо про оплату 8 450 грн. Якщо вже оплатили — скиньте платіжку. Дякуємо!»

На першому тижні більшість просто не встигла або платіжка ще йде. Прохання скинути платіжку закриває обидва випадки й не звучить як докір.

Шаблон 3. Від 8 до 30 днів

Людяно: хто ви і чому вам це важливоДоброго дня! Це «Ваша компанія». За вами 25 600 грн. З них 4 200 грн прострочено вже 12 днів, а ще 21 400 грн — строк оплати до 24.10. Прострочена накладна №1140 від 10.09. Ми невелика команда — саме з цих грошей закуповуємо товар і платимо людям. Дуже прошу, напишіть, коли зможете оплатити. Можна частинами.Коротко для SMS: «Доброго дня! Ваша компанія: за вами 25 600 грн, з них 4 200 прострочено. Підкажіть, коли зможете оплатити, можна частинами. Дякуємо!»

Тут допомагає пояснити, що за боргом — живі люди й закупівля, і дати клієнту вихід: частинами краще, ніж нічого.

Шаблон 4. Понад 30 днів

Прохання домовитись про графікДоброго дня! Це «Ваша компанія». За вами 31 200 грн — уже 42 дні після строку оплати. Прострочені накладні: №1021 від 14.08, №1058 від 22.08. Сума велика і висить давно, нам ці гроші зараз дуже потрібні. Якщо є труднощі — скажіть чесно, домовимось про графік, хоч частинами. Напишіть, будь ласка, реальну дату оплати.Коротко для SMS: «Доброго дня! Ваша компанія: за вами 31 200 грн, уже 42 дні після строку. Напишіть, будь ласка, дату оплати — домовимось про графік.»

Мета на цій стадії — отримати від клієнта конкретну дату. Обіцянку з датою легко перевірити й нагадати про неї.

Коли нагадувати

Перше нагадування — на перший день прострочки. Чим раніше, тим менше це схоже на претензію.
Далі — раз на 7 днів, дрібний борг — раз на 14. Перехід у наступну стадію — можна раніше, але не частіше ніж раз на 4 дні.
У будні, в робочий час. SMS про борг у неділю ввечері — гарантована образа.
Три нагадування без жодної оплати при боргу понад 30 днів — телефонуйте особисто. Четверте SMS уже не спрацює; людина, яка мовчить, відповідає на дзвінок керівника.

Чого не писати

«Ви знову не заплатили» — звинувачення замість нагадування.
«Останнє попередження», «передаємо юристам» — якщо ви цього не зробите, наступного разу вам не повірять.
Суму без номерів накладних — бухгалтер не знайде, що оплачувати.
Весь борг як прострочений, коли частина ще в строку.
Повідомлення з невідомого номера чи імені розсилки без назви вашої компанії: люди часто сприймають такі SMS про борг як шахрайство.

Зразок листа-нагадування про заборгованість (email)

Коли потрібен офіційніший тон — для бухгалтерії великого клієнта або перед претензією:

Тема: Нагадування про оплату за накладними №1021, №1058Доброго дня!

Нагадуємо, що станом на 09.10.2026 за [назва клієнта] обліковується заборгованість 31 200 грн за поставлений товар. Строки оплати минули:
— накладна №1021 від 14.08.2026 — 18 400 грн, оплатити до 28.08.2026;
— накладна №1058 від 22.08.2026 — 12 800 грн, оплатити до 05.09.2026.

Просимо повідомити дату оплати або надіслати платіжне доручення, якщо оплату вже здійснено. Якщо зручно погашати частинами — напишіть, узгодимо графік.

З повагою, [ім'я, посада, телефон]

Як не робити це вручну щодня

Шаблони працюють, поки хтось щодня перевіряє строки й надсилає. Саме це першим і зупиняється. В aiprice Дебіторка ви раз на тиждень заливаєте реєстр боргів з програми обліку, а сервіс сам рахує прострочку по кожному клієнту, щоранку обирає, кому час нагадати і яким із чотирьох тонів, і підставляє суми та строки. Надіслати — одним натиском з вашого телефона або автоматично з Android-телефона за розкладом. Щопонеділка — звіт, хто заплатив після нагадування. Це не облікова програма і не CRM: ваш облік лишається як є, сюди ви лише заливаєте файл. Ми нічого не розсилаємо вашим клієнтам — нагадування йдуть від вас, з вашого номера.

Питання й відповіді

Як ввічливо нагадати клієнту про оплату?

Назвіть весь борг і окремо прострочену частину, номери накладних і дату строку, попросіть одну просту дію — скинути платіжку або написати дату оплати. Без погроз і докорів; на 8–30 днях можна додати, що можна платити частинами.

Коли надсилати перше нагадування про оплату?

На перший день прострочки, у будній день у робочий час. Далі — раз на тиждень, дрібний борг — раз на два тижні.

Що робити, якщо клієнт не платить після нагадувань?

Якщо борг понад 30 днів і три нагадування не дали жодної оплати, телефонуйте особисто й домовляйтесь про графік з конкретними датами. Претензія чи суд — наступний крок, і його варто узгодити з юристом.

Чи можна автоматизувати нагадування боржникам?

Так. Наприклад, в aiprice Дебіторка ви заливаєте реєстр боргів з програми обліку, а черга нагадувань з правильним тоном складається сама щоранку; SMS можна надсилати автоматично з власного Android-телефона за тарифом своєї SIM-картки.

Не хочете нагадувати вручну? Залийте реєстр боргів з програми обліку — за хвилину побачите прострочку по кожному клієнту і готові тексти нагадувань. Без реєстрації й паролів; дані можна видалити однією кнопкою.
Залити реєстр боргів Подивитись демо

Читайте також: Контроль дебіторки й автоматичні нагадування · Усі статті блогу · Питання й відповіді