Как вежливо напомнить клиенту об оплате: 4 шаблона по стадиям долга

Для оптовых компаний, которые отгружают магазинам и дилерам с отсрочкой · обновлено 14 октября 2026

Коротко. Тон напоминания зависит от того, сколько дней просрочен долг и насколько он большой. Пишите весь долг и отдельно — сколько из него просрочено, называйте номера накладных, просите платёжку или дату оплаты. Первое напоминание — в первый день просрочки, дальше раз в неделю; после трёх напоминаний без оплаты — звонок.

Четыре правила, без которых шаблон не сработает

Весь долг — и отдельно просроченное. «За вами 25 600 грн, из них 4 200 просрочено, остальное — срок до 24.10». Если написать «25 600 грн просрочено», клиент обидится и будет прав.
Номер и дата накладной. Бухгалтер магазина ищет оплату по документу, а не по вашему названию.
Одно простое действие. «Пришлите платёжку», «напишите дату оплаты», «можно частями».
Без угроз на старте. Пеня, суд и «последнее предупреждение» — только если они есть в договоре и вы правда к ним готовы.

Шаблон 1. Мелкий «хвост» (до 600 гривен)

Весь долг небольшойДобрый день! Это «Ваша компания». За вами остался небольшой хвост — 480 грн за полученный товар. Срок оплаты истёк 26.09. Накладная №1266 от 12.09. Мелочь, но висит у нас в учёте. Закроем? Если уже оплатили — пришлите, пожалуйста, платёжку. Спасибо!Коротко для SMS: «Добрый день! Ваша компания: за вами осталось 480 грн. Мелочь, но висит в учёте — закроем? Спасибо!»

Мелкие долги чаще всего просто забыты. Напоминайте о них реже — раз в две недели.

Шаблон 2. До 7 дней просрочки

Сухо и по делуДобрый день! Это «Ваша компания». Напоминаю об оплате 8 450 грн за полученный товар. Срок оплаты истёк 03.10. Накладная №1182 от 19.09. Если уже оплатили — пришлите, пожалуйста, платёжку. Спасибо!Коротко для SMS: «Добрый день! Ваша компания: напоминаем об оплате 8 450 грн. Если уже оплатили — пришлите платёжку. Спасибо!»

Шаблон 3. От 8 до 30 дней

По-человечески: кто вы и почему это важноДобрый день! Это «Ваша компания». За вами 25 600 грн. Из них 4 200 грн просрочено уже 12 дней, а ещё 21 400 грн — срок оплаты до 24.10. Мы небольшая команда — именно на эти деньги закупаем товар и платим людям. Очень прошу, напишите, когда сможете оплатить. Можно частями.Коротко для SMS: «Добрый день! Ваша компания: за вами 25 600 грн, из них 4 200 просрочено. Подскажите, когда сможете оплатить, можно частями. Спасибо!»

Шаблон 4. Больше 30 дней

Просьба договориться о графикеДобрый день! Это «Ваша компания». За вами 31 200 грн — уже 42 дня после срока оплаты. Просроченные накладные: №1021 от 14.08, №1058 от 22.08. Сумма большая и висит давно, нам эти деньги сейчас очень нужны. Если есть трудности — скажите честно, договоримся о графике, хоть частями. Напишите, пожалуйста, реальную дату оплаты.Коротко для SMS: «Добрый день! Ваша компания: за вами 31 200 грн, уже 42 дня после срока. Напишите, пожалуйста, дату оплаты — договоримся о графике.»

Когда напоминать

Первое напоминание — в первый день просрочки.
Дальше — раз в 7 дней, мелкий долг — раз в 14.
В будни, в рабочее время.
Три напоминания без единой оплаты при долге больше 30 дней — звоните лично.

Образец письма-напоминания о задолженности

Тема: Напоминание об оплате по накладным №1021, №1058Добрый день!

Напоминаем, что по состоянию на 09.10.2026 за [название клиента] числится задолженность 31 200 грн за поставленный товар. Сроки оплаты истекли:
— накладная №1021 от 14.08.2026 — 18 400 грн, оплатить до 28.08.2026;
— накладная №1058 от 22.08.2026 — 12 800 грн, оплатить до 05.09.2026.

Просим сообщить дату оплаты или прислать платёжное поручение, если оплата уже проведена. Если удобнее гасить частями — напишите, согласуем график.

С уважением, [имя, должность, телефон]

Как не делать это вручную каждый день

Шаблоны работают, пока кто-то каждый день проверяет сроки и отправляет. В сервисе aiprice Дебиторка (интерфейс на украинском) вы раз в неделю загружаете реестр долгов (отчёт «Дебиторская задолженность») из учётной программы, а сервис сам считает просрочку по каждому клиенту, каждое утро выбирает, кому пора напомнить и каким тоном, и подставляет суммы и сроки. Отправить — одним нажатием со своего телефона или автоматически с Android-телефона по расписанию, по тарифу вашей SIM-карты. Это не учётная программа и не CRM: ваш учёт остаётся как есть. Мы ничего не рассылаем вашим клиентам — напоминания идут от вас.

Вопросы и ответы

Как вежливо напомнить клиенту об оплате?

Назовите весь долг и отдельно просроченную часть, номера накладных и срок, попросите одно простое действие — прислать платёжку или написать дату оплаты. Без угроз; на 8–30 днях можно предложить оплату частями.

Когда отправлять первое напоминание об оплате?

В первый день просрочки, в будний день в рабочее время. Дальше — раз в неделю, мелкий долг — раз в две недели.

Можно ли автоматизировать напоминания должникам?

Да. Например, в aiprice Дебиторка вы загружаете реестр долгов из учётной программы, очередь напоминаний с нужным тоном собирается сама каждое утро, а SMS можно отправлять автоматически со своего Android-телефона.

Посмотрите на своём файле. Загрузите реестр долгов из учётной программы — через минуту увидите просрочку по каждому клиенту и готовые тексты напоминаний. Без регистрации; интерфейс на украинском.
Загрузить реестр долгов Посмотреть демо